Nhiều tổ chức phải vật lộn với việc làm thế nào để biết liệu nhóm của họ có hiệu quả hay không. Những người khác mới thành lập nhóm hoặc đã có nhóm làm việc một thời gian tự hỏi họ nên cung cấp loại hình đào tạo mới hoặc tiếp theo nào cho các nhóm để đảm bảo hiệu quả. Cả hai nhu cầu có thể được đáp ứng bằng cách phát triển một phương pháp đánh giá các nhóm.
Mỗi đội nên tham gia riêng vào quá trình đánh giá và tốt nhất là nếu sự tham gia của cá nhân thành viên là ẩn danh để các thành viên không cảm thấy áp lực để xếp hạng mọi thứ diễn ra tốt đẹp. Ẩn danh sẽ hỗ trợ tính trung thực trong quá trình này. Một quá trình không có tính trung thực sẽ không mang lại thông tin có giá trị cũng như không giúp dẫn đến kết quả mong muốn.
Phương pháp dễ nhất và nhanh nhất để đánh giá cá nhân là khảo sát dựa trên biểu mẫu. Một biểu mẫu tiêu chuẩn sẽ cung cấp một cách để theo dõi liên tục các nhu cầu của nhóm hàng quý. Việc đánh giá theo tiêu chuẩn tốt cũng sẽ giúp việc so sánh các đội dễ dàng hơn vì tất cả các đội sẽ được đo lường theo cùng một cách cho mục đích đào tạo. Một biểu mẫu đánh giá nhóm tốt sẽ đưa ra các câu hỏi về vai trò của nhóm, các cuộc họp và hiệu suất của nhóm với các thứ hạng được đánh số để xác định nhu cầu đào tạo. Một xếp hạng ví dụ có thể là 1 cho đội luôn làm điều này, 2 cho đội thường làm, 3 cho đôi khi, 4 cho đôi khi làm và 5 cho không bao giờ làm điều này. Để phát triển nhóm cá nhân, biểu mẫu đánh giá cũng có thể bao gồm không gian cho các câu hỏi cụ thể cho loại nhóm, chẳng hạn như các vấn đề hoàn thành dự án hoặc thái độ và hành vi của nhóm làm việc.
Đặt câu hỏi về đội và chỉ định cấp bậc sẽ giúp xác định xem có cần đào tạo thêm hay không. Nếu ví dụ về xếp hạng ở trên được sử dụng, thì khi nhóm xếp hạng một câu hỏi ở một con số rất cao, điều này cho thấy cần phải đào tạo ngay lập tức trong lĩnh vực này. Nếu thứ hạng là những con số rất thấp, thì có thể không cần đào tạo thêm hoặc có thể đợi cho đến khi đội quyết định là cần thiết. Đối với xếp hạng trung bình, đội cần được đào tạo một chút, nhưng nhu cầu này không phải là ngay lập tức trừ khi thứ hạng thay đổi.
Loại hình đào tạo nào là cần thiết dựa trên xếp hạng đánh giá? Nếu các cấp bậc gắn liền với các vai trò, thì việc đào tạo để cung cấp có thể bao gồm các kỹ năng mềm như lãnh đạo, phương pháp khuyến khích sự tham gia, giải quyết xung đột, quản lý thời gian, các giai đoạn và vai trò của nhóm, giao tiếp, đưa ra và nhận phản hồi về hiệu suất, kỹ năng giữa các cá nhân, sự khác biệt về tính cách, sự đa dạng , hoặc giáo dục về trao quyền với thẩm quyền và trách nhiệm giải trình. Các kỹ năng kỹ thuật có thể được yêu cầu đối với các thành viên cụ thể thực hiện các vai trò nhất định bao gồm lập biên bản hoặc viết báo cáo tiến độ, ứng dụng máy tính, tổ chức, chất lượng và thống kê. Đối với các cuộc họp, cấp bậc cao hơn phải chỉ ra rằng nhóm cần được đào tạo để tổ chức các cuộc họp hiệu quả, ra quyết định hoặc các kỹ thuật để hình thành ý tưởng và giải quyết vấn đề.
Các câu hỏi liên quan đến hoạt động của nhóm có thể chỉ ra nhu cầu về một quá trình được tạo điều kiện để hỗ trợ trong việc phát triển mục đích nhóm hoặc tuyên bố sứ mệnh và thiết lập mục tiêu. Hoặc đào tạo về quản lý thời gian, lập kế hoạch / quản lý dự án và có thể được hướng dẫn chi tiết về các thủ tục, phân tích quy trình hoặc chính sách có thể được yêu cầu. Nếu các câu hỏi loại nhóm cụ thể đã được thêm vào, thì số kết quả cho những câu hỏi đó sẽ xác định việc đào tạo chuyên ngành cần thiết. Ví dụ, một nhóm dự án Công nghệ thông tin có thể cần đào tạo về quản lý dự án hoặc một số thành viên có thể cần đào tạo về một ngôn ngữ hoặc ứng dụng máy tính cụ thể. Trong khi đó, một nhóm đại lý thay đổi hoặc nhóm giải quyết vấn đề có thể cần quản lý thay đổi, dịch vụ khách hàng, phân tích miền hoặc kỹ thuật giải quyết vấn đề.
Sau khi các thành viên trong nhóm thực hiện khóa đào tạo và sau một vài tháng đã trôi qua. Đánh giá lại nhóm để xác định xem khóa đào tạo đang được sử dụng hiệu quả hoặc có cần bồi dưỡng hay không. Đánh giá hiệu quả hoạt động của nhóm và các thành viên được đào tạo là chìa khóa cho sự thành công và hiệu quả của các nhóm trong một tổ chức.
Comments
Loading…